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Was ist ein Tischreservierungssystem und wie funktioniert es?

Erstellt am 12.04.2024 von Stefan Vogler, Restaurant-Experte

Ein Tischreservierungssystem ist ein praktisches Werkzeug, das sowohl für Restaurantbesitzer als auch für Kunden zahlreiche Vorteile mit sich bringt. Es optimiert nicht nur die Tischnutzung, sondern fördert auch die Kundenbindung und bietet rund um die Uhr Kundenservice. Durch die Möglichkeit, online zu reservieren, erhalten Kunden Echtzeitinformationen über die Verfügbarkeit und das Personal kann Reservierungen effizienter verwalten. Dieses System sammelt und verwaltet zudem Kundendaten, was einen personalisierten Service und gezielte Marketingaktionen ermöglicht.

Dabei variiert das Angebot an Tischreservierungssystemen in Bezug auf Funktionen, Preise und Integrationsfähigkeiten, was eine sorgfältige Auswahl erfordert, um das System zu finden, das den spezifischen Bedürfnissen eines Restaurants entspricht. Von zentraler Bedeutung ist es, ein System zu wählen, das eine optimale Tischbelegung unterstützt und die bestmögliche Kundenbindung ermöglicht. Im Weiteren werden wir die Schlüsselkomponenten, Vorteile und Herausforderungen von Tischreservierungssystemen untersuchen und Beispiele für erfolgreiche Implementierungen betrachten.

Definition eines Tischreservierungssystems

Ein Tischreservierungssystem ist eine Softwarelösung, die speziell für Hotels und Restaurants entwickelt wurde, um die Reservierung von Tischen zu erleichtern. Diese Systeme sind darauf ausgelegt, den Reservierungsprozess zu vereinfachen und effizienter zu gestalten, indem sie die Notwendigkeit für telefonische Reservierungen und manuelles Tischmanagement reduzieren.

Hauptfunktionen eines Tischreservierungssystems:

1. Online-Reservierungen: Ermöglicht Gästen, Tische über eine benutzerfreundliche Online-Plattform zu buchen. Dies kann über die Website des Restaurants oder eine spezialisierte App erfolgen.
2. Verwaltung der Tischbelegung: Das System bietet eine Übersicht über alle verfügbaren und belegten Tische, wodurch das Personal die Platzierung der Gäste effizienter gestalten kann.
3. Reduzierung von Fehlern: Automatisiert den Reservierungsprozess, was die Wahrscheinlichkeit von Überbuchungen oder Doppelbuchungen verringert.

Durch die Implementierung eines solchen Systems können Restaurants ihren Service verbessern, indem sie den Gästen mehr Komfort bieten und gleichzeitig die Arbeitslast des Personals verringern. Dies führt zu einer gesteigerten Kundenzufriedenheit und effizienteren Restaurantbetrieb.

Die Schlüsselkomponenten eines Tischreservierungssystems

Kommis und Protel: Ein integriertes System

• Integration mit Protel: Das Tischreservierungssystem Kommis arbeitet nahtlos mit Protel, einer Hotelmanagementsoftware, zusammen. Dies ermöglicht eine effiziente Verwaltung von Reservierungen und eine verbesserte Dienstleistung, indem relevante Gästeinformationen direkt an das Serviceteam weitergeleitet werden.
• Datenimport und -filterung: Kommis erleichtert den Import und die Filterung von Gästedaten aus Protel, was speziell für die Bedürfnisse des Restaurants zugeschnitten ist.

OpenTable: Umfassende Lösungen für Restaurants

• Gästenetzwerk und Zuverlässigkeit: OpenTable bietet nicht nur eine zuverlässige Reservierungssoftware, sondern hat auch das größte Gästenetzwerk. Dies garantiert eine umfangreiche Kundenreichweite und erstklassigen Kundenservice.
• Berichte und Einblicke: Die Plattform stellt detaillierte Berichte zur Verfügung, die Restaurants helfen, ihre Leistung zu analysieren und zu verbessern.

Teburio.de: Intelligente Gästeverwaltung

• Merkmale: Teburio.de bietet Funktionen wie Reservierungen, eine Gästedatenbank und Ausweichtische für Terrassenbereiche.
• Vorteile: Das System erhöht die Anzahl der Gäste und reduziert gleichzeitig Telefonanrufe. Es ist von jedem Gerät mit Internetzugang aus zugänglich und ermöglicht personalisierte E-Mail-Bestätigungen an Gäste.

GetATable: Personalisierung und Effizienz

• Features: GetATable bietet Möglichkeiten zur Personalisierung für Feiertage, besondere Dienstleistungen und Veranstaltungen. Es unterstützt die einfache Verwaltung von Reservierungen durch Integration mit dem Naramis Kassensystem.
• Kundenservice: Das System erinnert an besondere Anlässe und Kundenpräferenzen, was den Kundenservice verbessert und Wartezeiten sowie Überlappungen reduziert.

Tablein: Digitale und einfache Lösung

• Reservierungsbuch und Online-Reservierungen: Tablein bietet ein digitales Reservierungsbuch und ermöglicht Online-Reservierungen für Kunden über verschiedene Plattformen wie Google, Facebook, Instagram und den Michelin Guide.
• Verwaltung und Berichte: Das System ermöglicht eine einfache Verwaltung aller Buchungen und stellt Daten sowie Berichte für das Management bereit, um ein optimales Gästeerlebnis zu gewährleisten.

Diese Schlüsselkomponenten verdeutlichen, wie vielfältig und anpassungsfähig moderne Tischreservierungssysteme sind, um den unterschiedlichen Anforderungen von Restaurants gerecht zu werden.

Vorteile eines Tischreservierungssystems für Restaurants

Tischreservierungssysteme bieten eine Vielzahl von Vorteilen für Restaurants, die weit über die einfache Buchung von Tischen hinausgehen. Sie optimieren nicht nur den Betrieb und verbessern das Kundenerlebnis, sondern tragen auch zur Steigerung der Rentabilität bei. Hier sind einige der Schlüsselvorteile, die diese Systeme bieten:

Effizienzsteigerung und Fehlerreduktion:

• Automatisierung des Reservierungsprozesses: Online-Reservierungssysteme automatisieren die Annahme von Reservierungen, was Zeit spart und es dem Personal ermöglicht, sich auf den Kundenservice und den Verkauf zu konzentrieren.
• Minimierung von Fehlern bei der manuellen Eingabe: Digitale Reservierungssysteme reduzieren die mit manueller Eingabe verbundenen Fehler und ermöglichen Echtzeit-Aktualisierungen.

Verbesserung des Kundenservice und -erlebnisses:

• 24/7 Reservierungsmöglichkeiten: Kunden können jederzeit und außerhalb der Geschäftszeiten Tische reservieren, was den Reservierungsprozess vereinfacht und die Kundenzufriedenheit erhöht.
• Kürzere Wartezeiten und Vorbestellung von Mahlzeiten: Kunden können ihre Mahlzeiten vorbestellen, was die Wartezeit bei der Ankunft reduziert und die Zufriedenheit steigert.

Marketing und Kundenbindung:

• Sammlung wertvoller Kundendaten: Online-Reservierungssysteme sammeln Daten, die Restaurants nutzen können, um Trends zu analysieren und fundierte Entscheidungen zu treffen.
• Marketing von Sonderveranstaltungen und Promotions: Systeme können genutzt werden, um spezielle Veranstaltungen, Promotions und Rabatte zu vermarkten, was die Kundenbindung erhöht.

Zusätzlich zur Steigerung der Effizienz und Verbesserung des Kundenerlebnisses bieten Tischreservierungssysteme auch die Möglichkeit, nahtlos mit anderen Restauranttechnologien zu interagieren. Sie können beispielsweise mit Point-of-Sale (POS)-Systemen und Customer Relationship Management (CRM)-Systemen integriert werden, um eine umfassende Lösung zu schaffen, die den Betrieb vereinfacht und das Management von Kundenbeziehungen verbessert. Diese Integrationen sind entscheidend für moderne Restaurants, die eine kohärente Strategie für das Management ihrer Abläufe und Kundeninteraktionen suchen.

Verbesserung des Kundenerlebnisses durch Tischreservierung

Die Verbesserung des Kundenerlebnisses durch den Einsatz von Tischreservierungssystemen ist ein zentraler Aspekt, der maßgeblich zur Zufriedenheit der Gäste beiträgt. Folgende Punkte verdeutlichen, wie Restaurants durch die Implementierung solcher Systeme eine herausragende Gästeerfahrung schaffen können:

1. Personalisierung und Automatisierung:

• Personalisierter Service: Durch die Integration von Tischreservierungssystemen können Restaurants ihren Gästen einen freundlichen und personalisierten Service bieten. Das System speichert Vorlieben und besondere Anlässe der Gäste, wodurch bei jedem Besuch ein maßgeschneiderter Service ermöglicht wird.
• Effiziente Kundenbetreuung: Automatisierte Prozesse wie die Online-Reservierung und die Verwaltung von Tischbelegungen reduzieren Wartezeiten und menschliche Fehler, was zu einem reibungsloseren Ablauf führt und das Kundenerlebnis verbessert.

2. Integration und Benutzerfreundlichkeit:

• Leichte Bedienbarkeit: Ein benutzerfreundliches Reservierungsmodul auf der Website des Restaurants ermöglicht es den Kunden, Reservierungen unkompliziert zu bestätigen und die Verfügbarkeit von Tischen in Echtzeit zu sehen.
• Kontrolle über Reservierungskalender: Die Verwaltung der Reservierungen kann flexibel über Smartphone und Tablet erfolgen, was den Restaurants ermöglicht, auch von unterwegs die Kontrolle zu behalten und auf Änderungen schnell zu reagieren.

3. Trends und Differenzierung:

• Erfüllung moderner Trends: Restaurants können durch innovative Ansätze wie den Einsatz von Virtual Reality zur Visualisierung von Tischplatzierungen oder durch die Schaffung einer 'instagrammable' Atmosphäre, die besonders bei einer jüngeren Zielgruppe beliebt ist, auf sich aufmerksam machen.
• Community-Building: Durch spezielle Veranstaltungen und Angebote, die über das Tischreservierungssystem beworben werden, können Restaurants eine Gemeinschaft ihrer Stammgäste aufbauen und stärken.

Durch diese strategischen Einsatzmöglichkeiten von Tischreservierungssystemen können Restaurants nicht nur ihre Betriebsabläufe optimieren, sondern auch ein unvergessliches Erlebnis schaffen, das Gäste immer wieder zurückkehren lässt.

Integration in bestehende Restauranttechnologien

Die Integration von Tischreservierungssystemen in bestehende Restauranttechnologien bietet vielfältige Möglichkeiten, den Betriebsablauf zu optimieren und das Kundenerlebnis zu verbessern. Hier sind einige Schlüsselaspekte dieser Integrationen:

1. Integration mit Point-of-Sale (POS)-Systemen:
2. • Nahtlose Verknüpfung: Reservierungen, Bestellungen und Abrechnungen werden direkt über das POS-System abgewickelt, was die Effizienz steigert und Fehler reduziert.
   • Mobile POS-Optionen: Gäste können über mobile Geräte ihre Tische reservieren und verwalten, was Flexibilität und Komfort erhöht.
3. Verbindung mit Online-Bestellsystemen:
4. • Automatisierte Tischreservierung: Bei Online-Bestellungen wird automatisch ein Tisch reserviert, was die Wartezeiten für Gäste reduziert und den Durchsatz erhöht.
   • Integration in Kundenbindungsprogramme: Durch die Verfolgung von Gästeaktivitäten können Angebote personalisiert und die Kundenbindung gestärkt werden.
5. Erweiterung auf digitale Plattformen:
6. • Social-Media-Integrationen: Reservierungsoptionen können direkt auf Plattformen wie Facebook oder Instagram gepostet werden, was die Sichtbarkeit und das Marketingpotential erhöht.
   • Digitale Speisekarten und Kiosksysteme: Gäste können aus der Speisekarte heraus direkt einen Tisch reservieren oder über Selbstbedienungskioske Bestellungen aufgeben und Tische reservieren.

Diese integrativen Ansätze ermöglichen es Restaurants, moderne Technologien zu nutzen, um nicht nur den internen Ablauf zu straffen, sondern auch das Erlebnis für den Gast signifikant zu verbessern.

Schlüsselherausforderungen und Lösungen bei der Umsetzung

Die Gastgewerbebranche sieht sich mit mehreren Herausforderungen konfrontiert, die die Implementierung und effiziente Nutzung von Tischreservierungssystemen beeinflussen können. Hier sind die drei Hauptprobleme und Lösungsansätze:

1. Mangel an qualifizierten Arbeitskräften:
2. • Automatisierung von Routineaufgaben: Durch die Implementierung von Tischreservierungssystemen können Routineaufgaben wie die Annahme von Reservierungen und die Tischzuweisung automatisiert werden. Dies entlastet das Personal und ermöglicht es ihnen, sich auf kundenspezifische Serviceleistungen zu konzentrieren.
   • Schulungsprogramme für Technologie: Restaurants können in Schulungsprogramme investieren, die das Personal mit den notwendigen Fähigkeiten ausstatten, um mit neuen Technologien effektiv umzugehen.
3. Steigende Energie- und Lebensmittelpreise:
4. • Optimierung der Ressourcennutzung: Tischreservierungssysteme können helfen, den Energieverbrauch zu senken, indem sie Spitzenzeiten identifizieren und eine bessere Planung der Ressourcennutzung ermöglichen.
   • Analyse von Verbrauchsmustern: Durch die Analyse der gesammelten Daten können Restaurants Einblicke in Verbrauchsmuster gewinnen und ihre Bestellungen und Lagerhaltung entsprechend anpassen, um Verschwendung zu reduzieren.
5. Kundenbindung und -gewinnung:
6. • Personalisierte Marketingstrategien: Tischreservierungssysteme sammeln wertvolle Kundendaten, die für gezielte Marketingaktionen genutzt werden können. Restaurants können personalisierte Angebote und Promotions basierend auf den Präferenzen und dem Verhalten der Kunden entwickeln.
   • Verbesserung des Kundenerlebnisses: Durch die Nutzung der Systeme zur Vorbestellung von Mahlzeiten und zur Personalisierung des Services können Restaurants das Erlebnis ihrer Gäste verbessern und somit die Kundenbindung erhöhen.

Diese Lösungsansätze zeigen auf, wie Restaurants durch die Überwindung von Herausforderungen nicht nur ihre Betriebsabläufe optimieren, sondern auch das Kundenerlebnis signifikant verbessern können.

Fallbeispiele erfolgreicher Implementierungen

Erfolgreiche Implementierungen von Tischreservierungssystemen

• Steigerung der Umsätze durch Webseiten-Relaunch:
• • Ein Hotel verzeichnete nach einem Relaunch seiner Webseite eine Umsatzsteigerung von 24% im ersten Jahr. Die Neugestaltung der Online-Präsenz zog mehr Direktbuchungen an, was die Abhängigkeit von Drittanbietern reduzierte und die Rentabilität steigerte.
• Effektive Marketingkampagnen:
• • Die Marketingkampagnen des Hotels trugen wesentlich zum Erfolg bei, mit einer Kostenquote von 12-13% über drei Jahre. Im Jahr 2019 stieg der Umsatz durch Marketingmaßnahmen um 52% im Vergleich zum Vorjahr, was die Effektivität zielgerichteter Werbung und Promotionen unterstreicht.

Beispiele für Tischreservierungssysteme:

• CentralPlanner:
• • Ein kostenloses Reservierungssystem für kleine Restaurants und Unternehmen, das Flexibilität und Zeitersparnis bietet. Dieses System ist besonders für kleinere Betriebe geeignet, die ohne große Investitionen ihre Reservierungsprozesse optimieren möchten.
• OpenTable:
• • Eine umfassende, zuverlässige Plattform für verschiedene Gastronomiebetriebe, die Produkte für Reservierungen, Tischmanagement, digitales Marketing und mehr bietet. OpenTable unterstützt Restaurants dabei, ihre Reichweite zu erhöhen und effizienter zu operieren.
• GloriaFood:
• • Bietet ein kostenloses Reservierungssystem für Restaurants mit zusätzlichen Funktionen wie Tischreservierung und Vorbestellung von Mahlzeiten. Dies fördert die Kundenbindung und steigert den Umsatz, indem Gäste angeregt werden, wiederholt zu bestellen.

Diese Fallbeispiele zeigen, wie unterschiedlich die Anforderungen und Lösungen im Bereich der Tischreservierungssysteme sein können, abhängig von der Größe und Art des Gastronomiebetriebs. Sie verdeutlichen die Vielseitigkeit und Anpassungsfähigkeit moderner Systeme, um den spezifischen Bedürfnissen der Restaurants gerecht zu werden.

Auswahl des richtigen Tischreservierungssystems

Bei der Auswahl des richtigen Tischreservierungssystems für Ihr Restaurant sollten Sie verschiedene Aspekte berücksichtigen, um sicherzustellen, dass das System Ihren spezifischen Bedürfnissen entspricht. Hier sind einige wichtige Überlegungen und verfügbare Optionen:

Preisgestaltung und Pakete:

• Starter (29€/Monat): Ideal für kleinere Restaurants oder Cafés, die grundlegende Reservierungsfunktionen benötigen.
• Professional (59€/Monat): Bietet erweiterte Funktionen für mittelgroße Restaurants, die eine höhere Anzahl von Reservierungen verwalten.
• Plus (89€/Monat): Zusätzliche Funktionen wie Kreditkartengarantie und Dateiuploads, geeignet für größere Restaurants oder solche mit speziellen Anforderungen.
• Premium (179€/Monat): Umfassendes Paket mit allen verfügbaren Funktionen, ideal für sehr große oder mehrere Standorte.

Schlüsselfunktionen und Benutzerfreundlichkeit:

• Reservierungen und Gästedatenbank: Ermöglicht eine effiziente Organisation und Verwaltung von Reservierungen sowie den Zugriff auf eine umfangreiche Gästedatenbank.
• Alternative Tische und Terrassenbereiche: Flexibilität bei der Tischzuweisung, insbesondere nützlich für Restaurants mit Außenbereichen.
• Drag & Drop Tischplan: Einfach zu bedienende Funktion, die das Management von Tischanordnungen erleichtert und anpassbar ist.

Zusätzliche Merkmale und Integrationen:

• Online-Reservierungssystem: Verfügbarkeit von Reservierungen rund um die Uhr über die Website des Restaurants, soziale Medien oder Apps.
• Marketing-Tools: Möglichkeiten für gezielte E-Mail-Kampagnen und Webshop-Werbung, um Sonderaktionen effektiv zu bewerben.
• Datensicherheit und mobile Apps: Gewährleistung der Datensicherheit und Bereitstellung mobiler Anwendungen für eine flexible Verwaltung und verbesserten Kundenservice.

Durch die Berücksichtigung dieser Aspekte können Restaurants ein Tischreservierungssystem auswählen, das nicht nur die Effizienz verbessert, sondern auch das Kundenerlebnis erheblich steigert.

Zusammenfassung und Ausblick

Durch die Betrachtung der Vielfalt und die Anpassungsfähigkeit von Tischreservierungssystemen wird deutlich, wie essenziell diese Technologien für die moderne Gastronomie sind. Sie bieten nicht nur eine Verbesserung der Betriebsabläufe und eine Optimierung der Ressourcennutzung, sondern ermöglichen es Restaurants ebenfalls, die Kundenzufriedenheit zu steigern und einzigartige, personalisierte Erlebnisse zu schaffen. Die Integration dieser Systeme mit bestehenden Technologien ermöglicht eine nahtlose Abwicklung von Reservierungen, Verwaltung, und Marketing, was letztendlich zur Steigerung der Rentabilität beiträgt.

Abschließend ist festzuhalten, dass die Auswahl des richtigen Tischreservierungssystems eine fundamentale Entscheidung für jedes Gastronomieunternehmen darstellt. Unter Berücksichtigung der spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen kann ein solches System zur wertvollen Stütze des Betriebs werden, die Effizienz steigern, Marketingstrategien verfeinern und somit einen bedeutenden Beitrag zum Erfolg leisten. Die Implementierung eines geeigneten Systems verspricht nicht nur eine Verbesserung des operativen Geschäfts, sondern auch eine nachhaltige Stärkung der Kundenbindung und -gewinnung.

FAQs

Was versteht man unter einem Tischreservierungssystem? Ein Tischreservierungssystem ist ein Softwaretool, das es Kunden ermöglicht, Tische in Restaurants zu reservieren. Es erleichtert die Verwaltung von Tischverfügbarkeiten, sorgt für eine effiziente Sitzanordnung und verbessert das Speiseerlebnis sowohl für Gäste als auch für das Restaurantpersonal.

Wie läuft eine Tischreservierung ab? Eine Tischreservierung ist eine Vereinbarung, die Kunden treffen, um zu einem späteren Zeitpunkt einen Tisch für ihre Gruppe sicherzustellen. Reservierungen können auf verschiedene Weisen erfolgen: telefonisch, über die Webseite des Restaurants, über Drittanbieter-Reservierungsseiten oder -Apps, direkt im Restaurant oder sogar per SMS.

Was bedeutet es, einen Tisch zu reservieren? Einen Tisch zu reservieren bedeutet, dass Sie sich einen Platz in einem Restaurant für einen bestimmten Zeitpunkt sichern. Dies ist besonders in beliebten Restaurants wichtig, wo eine frühzeitige Reservierung erforderlich sein kann, um einen Platz zu garantieren.

Was sind die Merkmale von Reservierungssystemen? Reservierungssysteme sind Computeranwendungen, die es ermöglichen, Ressourcen wie Tische oder Zimmer zeitlich begrenzt und ohne Konflikte zu buchen. Diese Systeme beinhalten oft auch ein Abrechnungssystem und ermöglichen es in modernen Versionen den Kunden, Buchungen selbst online vorzunehmen.